Komputer z dostępem do Internetu, czytnik kodów kreskowych czy terminal do obsługi kart płatniczych są dziś standardem praktycznie we wszystkich aptekach. Mimo to, podczas planowania zadań lub notowania np. indywidualnych zamówień składanych przez pacjentów, farmaceuci sięgają bardzo często po kartkę papieru oraz długopis. Im większy zespół apteki, tym trudniej zapanować nad takimi zapiskami i skoordynować pracę wszystkich zatrudnionych osób. Aby skuteczniej planować zadania, a także lepiej egzekwować realizację planu podpatrz, jak robią to małe przedsiębiorstwa z innych branż.
Podstawa: dobra aplikacja do zarządzania projektami
Na codzienną pracę apteki spójrz, jak na projekt do zrealizowania. Niektóre związane z nim zadania będą miały charakter jednorazowy (np. zamówienie naklejek do oklejenia witryny), inne połączą się w procesy realizowane stale (np. uzupełnianie stanów magazynowych, remanenty, przyjmowanie towaru). Podstawa twojego sukcesu to wyodrębnienie wszystkich najważniejszych zadań i procesów, a następnie podzielenie ich na mniejsze etapy oraz przydzielenie konkretnym pracownikom.
W przedsiębiorstwach od dawna nie realizuje się projektów drogą codziennych zebrań i rozmów. Zamiast tego firmy sięgają po różnego rodzaju aplikacje, w których mogą spisać zadania, dodać do nich termin realizacji, notatki, a także przypisać daną pracę do konkretnej osoby. Takie wirtualne planery mogą usprawnić nawet skomplikowane przedsięwzięcia i dosłownie z dnia na dzień podnieść efektywność całego zespołu.
Wybierając narzędzie pamiętaj, że jedna aplikacja z wieloma funkcjami sprawdza się lepiej, niż kilka mniejszych, jednofunkcyjnych aplikacji. W planowaniu pracy chodzi bowiem właśnie o to, by wszystkie zadania zagregować w jednym miejscu, do którego możesz zajrzeć w dowolnej chwili. Im więcej osobnych aplikacji, tym większe ryzyko, że zadania zapisane w którejś z nich zostaną pominięte przez ciebie albo przez twoich współpracowników. Dobrze dobrane oprogramowanie powinno zawierać co najmniej:
- możliwość tworzenia pojedynczych zadań oraz list zadań,
- kalendarz do planowania terminów,
- opcję przypisywania zadań do poszczególnych osób,
- możliwość przesyłania plików,
- powiadomienia (przypomnienia) o zadaniach do pilnej realizacji.
Wybierz odpowiednią aplikację
Najważniejsze kryterium to twoja wygoda. Aplikacja do zarządzania zadaniami musi ułatwiać pracę, a nie dodatkowo ją komplikować. Oczywiście w pierwszych dniach planowania zadań z wykorzystaniem nowego programu każdy pracownik apteki będzie testował własne metody działania, ale w przypadku dobrze skonstruowanych aplikacji obsługa dostępnych funkcji okaże się dla całego zespołu intuicyjna.
I jeszcze jedna wskazówka: prowadząc małą aptekę, nie celuj od razu w droższe, płatne aplikacje do zarządzania projektami. Rozwiązania takie, jak rozbudowane pakiety Dropbox, Basecamp czy Asana są znakomite, ale ich płatne wersje zawierają narzędzia wykraczające daleko poza potrzeby apteki. W tym artykule koncentrujemy się wyłącznie na darmowych aplikacjach do zarządzania zadaniami.
Trello – przejrzysty interfejs i łatwa obsługa
Trello powstało w 2011 roku. O popularności tej aplikacji świadczyć może ponad 5 mln pobrań w Google Play. Aplikacja dostępna jest też w App Store. Podstawowa i bodaj najpopularniejsza wersja Trello nie wymaga wnoszenia żadnych opłat. Z aplikacji korzystać można również na komputerze, poprzez przeglądarkę internetową. To łatwe w użyciu narzędzie zaskarbiło sobie przychylność nie tylko firm, ale i użytkowników prywatnych, którzy planują w nim codzienne zadania.
Zasadniczą część Trello stanowi tablica (można utworzyć więcej niż jedną), na której wyświetlają się listy zadań. Każda z list oznaczona jest indywidualną nazwą – w przypadku apteki mogą to być np. „Dostawy”, „Marketing”, „Dyżury pracowników” itp. Na danej liście umieszcza się osobne zadania do realizacji. Opis pojedynczego zadania może zawierać: indywidualną nazwę, notatki tekstowe, termin realizacji, a nawet załączniki (takie jak logo firmy, które zawsze warto mieć pod ręką na liście zadań zatytułowanej „Marketing”).
Co ważne, Trello sygnalizuje kolorami, że dane zadanie staje się pilne, a dzięki opcji przypominania o terminach może wysłać stosowne powiadomienie np. na e-mail lub telefon. Każde zadanie możesz przypisać określonemu użytkownikowi/użytkownikom, a gdy zostanie wykonane, zarchiwizować je. Na szczególne uznanie zasługuje łatwość przenoszenia zadania pomiędzy poszczególnymi listami.
Pakiet narzędzi od Google – dla tych, którzy wolą sami zarządzać zadaniami
O ile Trello rekomendujemy jako narzędzie do zarządzania pracą zespołu apteki, o tyle w przypadku indywidualnego planowania zadań godny polecenia jest pakiet Google. Oprócz standardowych narzędzi, takich jak Gmail (poczta), Google Dysk (przechowywanie i udostępnianie plików) oraz Google Dokumenty, użytkownikom udostępnione zostały również trzy bardzo proste aplikacje: Keep, Kalendarz i Lista zadań. Są one widoczne z poziomu Gmaila jako dodatkowy panel, rozwijany w prawej części okna przeglądarki.
Oczywiście pakiet Google w wielu przypadkach umożliwia współdzielenie informacji, ale jedno z najciekawszych rozwiązań (planer zadań) zostało pozbawione akurat tej funkcji. Google Kalendarz stanowi nowszą wersję dobrze znanego kalendarium. Podział na dni i godziny ułatwia rozplanowanie zadań na cały dzień. Dla danego wydarzenia wskazujesz godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia, opis w formie notatki, a także powiadamiasz osoby, które będą uczestniczyć w jego realizacji.
Google Keep przeznaczony jest do tworzenia bardzo prostych notatek, zawierających tytuł i opis. Dostępna jest opcja wypunktowania treści, dlatego pojedyncza notatka może zawierać np. listę materiałów potrzebnych przy szkoleniu nowego pracownika. Niestety twórcy aplikacji nie zaoferowali funkcji przesuwania notatek na liście, ale najważniejszą/najpilniejszą możesz przypiąć, przesuwając ją tym samym na pierwsze miejsce. Dostępna jest też opcja dzielenia się notatkami.
Google Lista Zadań to aplikacja – obok Kalendarza – szczególnie godna polecenia. Pozwala na stworzenie osobnych list zadań, pogrupowanych tematycznie. Dla każdego z nich możesz dodać datę, szczegóły i podzadania. Zmiany kolejności pozycji na liście dokonasz metodą „przeciągnij i upuść”. Po wykonaniu określonej pracy natomiast odznaczasz ją, by automatycznie przeniosła się do archiwum.
Korzystanie z pakietu Google daje duże możliwości planowania, ale wymaga wypracowania własnej metody zintegrowania informacji z poszczególnych narzędzi. Do pomocy w opracowywaniu harmonogramu możesz włączyć bowiem i inne dostępne aplikacje, takie jak arkusz kalkulacyjny czy dokument tekstowy z komentarzami (udostępniony innym użytkownikom).
Praktyka to klucz do sukcesu
Przedstawione w artykule aplikacje to zaledwie dwie spośród bardzo wielu propozycji dostępnych na rynku. Wskazaliśmy je ze względu na szeroki zakres funkcji – połączenie harmonogramu z listą zadań oraz dodatkowymi notatkami. Zastosowanie w praktyce aplikacji do zarządzania projektami oraz organizacji pracy to już zadanie dla ciebie. Własną metodę planowania zadań dla całego zespołu apteki wypracujesz z pewnością po przetestowaniu co najmniej kilku funkcjonalności i wariantów. Inspiracją dla ciebie mogą stać się liczne tutoriale i relacje użytkowników, publikowane na blogach, forach czy też YouTube.
Źródła:
- Strona aplikacji Trello: https://trello.com
- Aplikacja Trello w Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=pl
- Serwis Google Keep: https://www.google.com/keep/
- FAQ aplikacji Google Lista zadań: https://support.google.com/tasks/answer/7675772?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=pl
- Serwis Kalendarza Google: https://www.google.com/intl/pl/calendar/about/